Réseaux Humains / Réseaux Technologiques, journées d'étude de l'Université de Poitiers

Les environnements numériques de travail (ENT) constituent l'une des dimensions du déploiement des Technologies de l'Information de la Communication (TIC), dans un contexte de convergence numérique. En l'espace d'à peine dix ans, les NTIC (nouvelles technologies de l'information de la communication) sont devenues les TIC (technologies de l'information de la communication), alors qu’émerge déjà le concept de TICC (technologies de l'information de la communication et la connaissance). Ce glissement sémantique traduit d'une part la rapidité du déploiement de ces technologies, d'autre part l’élargissement de leur emprise dans les domaines de l'information, de la communication, de la collaboration synchrone ou asynchrone, de la mutualisation et de la gestion des connaissances, comme dans celui de l'émergence du concept d'intelligence collective. Il n’est pas sans poser de nombreuses questions pour ce qui concerne la forme des productions documentaires.

L’avènement des ENT (Environnements Numériques de Travail) ne peut être isolé des conditions de milieu dans lesquelles ils s’inscrivent et du contexte de mondialisation dont ils représentent l’une des dimensions. Polysémique, cette dernière expression (la mondialisation) est souvent connotée et politisée. Elle est interprétée de façon diverse suivant les intentions et la position respective - économique, sociale ou culturelle - des acteurs qui l'utilisent.

Pour certains, la mondialisation est ce processus logique et irréversible dans lequel s'inscrit l'évolution du système économique mondial. Elle se traduit par une économie redistribuée où, à travers l'espace, se met en place une organisation délocalisée mais corrélée entre la conception, la fabrication et les marchés, dans une progressive abolition des frontières physiques. Surtout, elle s’exprime dans la généralisation de nouveaux modes intégrés de gestion, de communication et d’échange documentaire, à l’échelle planétaire.

Pour les entreprises, la mondialisation s'inscrit dans la continuité historique de la révolution industrielle dont les effets se sont manifestés en Europe à la fin du XVIIIe siècle. Elle constitue, en quelque sorte, la dernière phase d'un phénomène inscrit dans la durée, alors que - de façon paradoxale - elle est considérée par beaucoup comme une nouveauté radicale.

Dans le rapport d’information sur la mondialisation présenté à l’Assemblée Nationale en décembre 2003, Pascal Lamy - commissaire européen en charge du commerce extérieur – souligne l’importance de l’infrastructure technologique qui en constitue le soubassement. Il considère que : « La mondialisation constitue un stade historique de l'économie capitaliste de marché et, en quelque sorte, un remake de la révolution industrielle du XIXe siècle. […] Nous sommes parvenus à un stade d'extension du système caractérisé par la diffusion de grappes d'innovations technologiques et par d'importantes économies d'échelle, provenant des nouvelles technologies de l'information de la communication, de la baisse des coûts de transport et du fait que de nouveaux territoires deviennent accessibles. »1

Sur un autre registre, Kouky Fianu 2, spécialiste de l'histoire médiévale, propose sa propre explication de texte de la mondialisation, dans une vision non techniciste ou économique. Elle y voit plusieurs facteurs complémentaires. Le premier de ces facteurs est « la rencontre des mondes » qui naît, dans la seconde moitié du dernier millénaire, des « contacts entre civilisations amérindiennes, européennes, asiatiques ou africaines », dans une aventure où Marco Paulo et Christophe Colomb jouent un rôle déterminant. Le second facteur est la découverte - symétrique du point précédent - du système dans lequel s'insère la planète Terre. Galilée et Copernic sont les précurseurs d’Einstein lorsqu'ils démontrent que la Terre tourne autour du Soleil mais qu'elle n'est pas le centre de l'univers. Le troisième phénomène est celui du progrès technologique qui, de l'apparition du métal à la révolution industrielle, conduit à l'ère actuelle, à travers le phénomène de convergence numérique des activités d’information, de communication, de production, de gestion des connaissances et d’intelligence collective.

De manière plus large et macroscopique, la mondialisation et sa facette technologique s'inscrivent dans le modèle décrit par le géologue Vladimir Ivanovitch Vernadsky dans les années 20. Pour décrire les différentes couches en constante interaction qui composent notre planète, il propose de distinguer la lithosphère (noyau de roche et d’eau), l'atmosphère (l’air), la biosphère (la vie), la technosphère (l’activité humaine) et la noosphère (la pensée). À l'unicité de l’espace biologique, décrite par Darwin, succède ainsi l'unicité du temps biologique.

Ses travaux inspirent le concept de « planétisation » annoncé par le géologue et paléontologue Pierre Teilhard de Chardin. Dans la théorie de l'évolution qu’il propose 3 dans Le phénomène humain, en 1955, l’auteur décrit sous la notion de « noosphère » l’espace impalpable de la pensée partagée qui enveloppe la terre. En quelque sorte, le maillage en réseau formé par le réseau militaire Arpanet (1969-1989) pendant la période de la guerre froide, puis par le Web à partir de 1990, représentent l'infrastructure physique de cet espace de partage et d’échange des idées.

Pierre Teilhard de Chardin inscrit la noosphère (du grec Noos qui signifie Esprit) dans une perspective d'évolution matérialisée par la ligne de force de l'alpha vers l’oméga. Dans cette tension évolutrice et chronologique, il distingue la cosmogenèse (naissance de l’univers), la biogenèse (développement de la vie) et la noogenèse (développement de l'esprit). Surtout, Teilhard exprime sa conviction que, de manière parallèle à l'évolution biologique, vient à s'exprimer de manière progressive un renforcement du sens moral. Dans sa vision optimiste, l'évolution physique de l’hominisation pourrait s'accompagner, de manière croissante, par la progression de l'humanisation, née d’une conscience collective renforcée par l’échange et le partage. Elle se traduit notamment par le développement - sous des formes variées - de réseaux de solidarité. Le développement des moyens de communication, la réduction des freins géographiques ou politiques, l'émergence par Internet d'une agora publique mondiale, sont autant de facteurs d'une conscientisation universelle.

Dans le contexte précité, quels sont la place, le rôle et la fonction du document ? L'étymologie rappelle que le terme « document » est issu du latin documentum, lui-même dérivé de docere, enseigner. Le dictionnaire alphabétique et analogique de la langue française précise, dans son édition de 1963, que le terme est apparu en français au XIIe siècle avec pour sens « ce qui sert de preuve ». Il désigne alors tout écrit probant ou qui sert de renseignement. Ce sens sera conservé jusqu'au XVIIe siècle.

Dans une acception plus récente, le Trésor de la langue française informatisé 4 souligne l’usage ancien « Enseignement, oral ou écrit, transmis par une personne », qu’il complète par une pratique usuelle. Dans cette dernière, un document est tout d'abord une « pièce écrite, servant d'information ou de preuve » et par extension « ce qui apporte un renseignement, une preuve ». En dépit de sa modernité, ce dictionnaire n’aborde pas, dans son approche, les problématiques nouvelles issues de l'intrusion croissante des technologies numériques dans notre environnement quotidien.

Pour sa part, l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO) définit un document comme « ensemble formé par un support et une information, généralement enregistré de façon permanente, et tel qu'il puisse être lu par l'homme et la machine ».

Les définitions précédemment citées n'abordent pas de manière explicite les caractéristiques propres du document numérique. Quelle en est la raison ? Elle tient sans doute pour une certaine part à la complexité d'appréhender de manière formelle le champ vaste des nouvelles perspectives proposées par des technologies encore instables et dont le champ des effets commence à être exploré.

L’encyclopédie coopérative sur Internet Wikipedia5 constitue une nouvelle forme de document grâce aux modalités d’interactions du Wiki. Dans un premier temps, elle définit un document comme « le support physique d'une information ». Elle en donne pour exemple les documents édités, les livres, les journaux, les enregistrements sonores (cassettes et disques), les cartes et les plans, les partitions, les documents électroniques. Elle précise aussi qu'il existe d'autres types de documents destinés à un usage précis (correspondances, imprimés, factures, formulaires, notes manuscrites, photographies). Surtout, elle aborde la réalité numérique lorsqu’elle précise qu’en informatique « le mot document est généralement synonyme de fichiers. Il comprend parfois le sens plus restrictif de fichier contenant un texte ».

De façon plus précise, la loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information du gouvernement du Québec6 définit un document comme « un objet constitué d'une information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images ». Ce texte précise en effet la nuance importante suivant laquelle la structuration tangible (ou logique) peut présenter une forme différente suivant la forme du support. Il distingue les notions de document (papier), de document technologique et de document électronique. De façon nouvelle, un document technologique est caractérisé par un support qui fait appel aux technologies de l'information (électroniques, magnétiques, optiques, sans fil ou autres). Pour obtenir cette caractéristique, la loi prévoit que l'objet dans lequel l'information est délimitée et structurée doit pouvoir « être rendu intelligible sous la forme de mots, de sons ou d'images ». Le caractère d'intelligibilité est donc ici fondamental.

Ces définitions précisent donc l’évolution de la forme adoptée par le document sans mettre l’accent sur les formes de sa production. Le document traditionnel semble pouvoir être considéré dans une approche individuelle (mais pas systématique puisqu’il peut résulter d’une production collective) en ce sens qu'il répond à des caractéristiques :

• de complétude : il constitue un objet délimité, autonome, circonscrit et formalisé, dont il est possible de décrire de manière précise les caractéristiques de forme comme le périmètre ;

• spatiales : il représente une production liée à un environnement défini géographique et contextuel ;

• temporelles : il s'inscrit dans une temporalité précise de réalisation.

De manière synthétique, il semble que l'on puisse différencier le document numérique en deux formes d’expression suivant qu’il résulte d’un traitement numérique seul (exemple d’un document bureautique) ou qu’il prenne la forme d'un hyperdocument, par l’utilisation des modalités de l’hypertexte (cas notamment des sites internet, intranet ou extranet).

L'hypertexte définit un mode d'organisation et de gestion de l'information caractérisé par la représentation des contenus sous la forme d'unités distinctes d'information appelées « nœuds ». Ces entités sont reliées entre elles par des « liens ». Un hypermédia désigne donc un document hypertexte dont les nœuds sont constitués de texte, d'images statiques ou animées, voire de sons.

L’hyperdocument a pour première caractéristique de proposer aux utilisateurs un nouveau contrat de lecture et de nouvelles formes d'accès à l'information. Il substitue en effet à la lecture séquentielle (traditionnelle) d'un document ou d'un livre une lecture non linéaire. Cette dernière a été imaginée à l’origine 7 en raison de son adéquation avec la nature associative du fonctionnement de l'esprit humain. La progression dans la consultation d'un hyperdocument nécessite l'activation par le lecteur (et à son libre choix) d'une des différentes « ancres » (zone sensible matérialisée à l’écran qui active un lien hypertexte) qui lui sont proposées. Chaque « ancre » donne accès à un « nœud » d’information différent.

De façon technique, l'hyperdocument conjugue dans un même ensemble trois éléments complémentaires que sont :

• la base documentaire dans laquelle se trouve stockée l'information ;

• les principes de navigation qui autorisent l'accès aux différents « nœuds » d’information ;

• le navigateur qui permet l'interfaçage graphique des données.

Le document hypermédia se différencie notamment par ses caractéristiques collectives et ses principes d'organisation (architecture d’information, navigation). Dans une première dimension d'approche collective, cette forme de document se traduit par plusieurs principes que sont :

• la notion de co-partenariat : un document hypermédia peut résulter de l'agrégation des contributions diverses fournies par des partenaires distincts associés à un même projet, dans une dimension dynamique de mutualisation et d'évolution constante.

• la notion d'indépendance coordonnée : chaque contributeur possède une marge de manoeuvre et d’expression, dans un cadre construit d’organisation et dans le respect de règles préétablies (utilisation des liens, indexation des contenus, affectation de métadonnées).

• la notion d'infini (ou de non fini) : à la réalité fermée du document traditionnel (fond et forme imbriqués), le document numérique hypermédia répond par son périmètre mouvant en fonction du nombre de liens entrants ou sortants qui peuvent être utilisés pour accéder à des « nœuds » d’information divers (textes, images animées ou statiques, sons), en provenance de partenaires différents reliés par des liens hypertexte. De manière complémentaire et dans une dimension non plus spatiale mais temporelle, un document de ce type évolue avec le temps dans un processus d’enrichissement plus ou moins important.

Dans une seconde dimension d'organisation, le document hypermédia conduit à :

• la notion de structuration de l’information, à travers la détermination des principes de navigation grâce à l’utilisation de l’hypertexte dans une finalité narrative ou documentaire, ou avec l’appui d’aides contextuelles ;

• la notion de structuration de la connaissance, sous l’angle de la détermination des métadonnées et des principes d’indexation destinés à faciliter notamment l’organisation des contenus, sous l’angle de la gestion documentaire mais aussi sous celui de la recherche des informations (moteurs de recherche).

Si la notion de document s'applique avec précision à la production de certains corpus de données déterminés (expression textuelle, visuelle ou audio), il semble que leur forme numérique pose un certain nombre de questionnements évoqués.

L’hypermédia se caractérise par l'autonomie relative des différents éléments qui le composent et par la formalisation variée des liaisons entre les différentes parties du tout, dans une approche systémique. Autant que la qualité des contenus eux-mêmes, la structuration des liens participe à la pertinence du document. Pour cette raison, le nombre, la qualité et la nature des liens d'un document hypermédia possèdent - en certaines occasions - une importance équivalente à celle des contenus eux-mêmes. Enfin, comme les contenus eux-mêmes, les hyperliens peuvent adopter des formes variées (texte, graphique, image), dans une cohérence de forme et de style.

Ces deux éléments (contenus et hyperliens) participent de manière conjointe à la construction du sens, mais aussi aux phénomènes complexes d’orientation de l'utilisateur. Ce dernier a certes la possibilité de créer lui-même les itinéraires qu'il souhaite emprunter pour accéder - à son libre choix - à un nouveau document lié au précédent. Toutefois, cette liberté de bifurcation apparente est limitée (dans une certaine mesure) aux variables déterminées par le concepteur du document hypermédia lui-même. Ce dernier peut en effet inciter à emprunter certains parcours par une organisation préalable des contenus et des liens, dans un ordre structuré. Cette faculté est notamment décrite dans les travaux de Christian Bastien 8 sous l’angle de la notion de « guidage ».

Le document hypermédia pose avant tout la question de la prise en compte de l'utilisateur final dans sa conception initiale. Aux premiers temps de la réalisation d'hypermédias (parfois brouillons et confus sous leurs différentes formes off-line de CD ou de DVD, ou on-line sous la forme de sites internet, intranet ou extranet), il n'était pas rare que l'utilisateur se perde dans les méandres d'une construction désordonnée. Aujourd'hui, la conception d'un support hypermédia s'inscrit dans le cadre d'une architecture d'information sophistiquée et complexe.

La progression dans les entreprises de la notion de e-Transformation résulte de la prise en compte systémique de la contribution des technologies de l’information et de la communication à l’amélioration de l’efficacité interne et de la performance d’une organisation du travail. Elle s’incarne de façon globale dans la notion de « e-Business » qui rassemble, dans un ensemble structuré, les questions suscitées par les relations croisées entre l'entreprise et ses différents publics internes et externes dans une dynamique croisée qui associe intranet, extranet et internet. Cette approche prend en compte la dimension complexe des quatre problématiques distinctes que sont :

• le « Business to Employee » (BtoE ou B2E) : il offre aux collaborateurs de l'entreprise un accès unique à un ensemble de ressources documentaires diversifiées, de fonctionnalités d’échange et de communication, d’applications de collaboration, d’outils de mutualisation des connaissances. Les sites de BtoE peuvent être transversaux (c’est-à-dire accessibles à l'ensemble des collaborateurs, et consacrés à des domaines génériques comme la communication, les ressources humaines, etc.) ou verticaux (à la différence des précédents, ils s'appliquent à des domaines circonscrits ou à des problématiques particulières) ;

• le « Business to Business » (BtoB ou B2B) : sous la forme de l’extranet, il s’attache aux relations entre l’entreprise, ses partenaires et ses fournisseurs, avec les mêmes fonctionnalités que le BtoE, mais dans des configurations d’échange et de transaction commerciale. Ces sites peuvent être orientés vers les partenaires de l'entreprise, comme les fournisseurs (cas des équipementiers automobiles par rapport aux constructeurs qu’ils approvisionnent en flux tendu) dans une situation de proximité opérationnelle forte ; ou vers les prestataires associés à certaines tâches ou missions de l'entreprise, de façon ponctuelle ou dans un accompagnement à plus long terme.

• le « Business to Consumer » (BtoC ou B2C) : par le biais de sites internet, il intègre la relation, les échanges et l’activité commerciale de l’entreprise avec ses clients finaux.

• le « Business to Administration » (BtoA ou B2A) ou « Business to Government (BtoG ou B2G) : ce dernier formalise la relation par le web entre l’entreprise, une administration ou une collectivité locale.

Pour information, il convient de préciser que les entreprises françaises les plus importantes intègrent dans leur environnement « e-Business » - conjonction des trois domaines précités - des centaines, voire des milliers de sites Internet, intranet, ou extranet. Cette complexité s’accompagne, dans le contexte de l'entreprise, de l'émergence du concept de « One net » qui repose sur le principe d'une cohérence de plus en plus formelle des choix techniques d'infrastructure, des modalités d'organisation des pages et d’architecture d'information, enfin d'adoption de paramètres communs d'indexation des contenus et de choix des métadonnées. Dans l'univers ouvert d'Internet, cette même réflexion s'inscrit dans la démarche poursuivie par la mise en place du « web sémantique ».

Un important travail collectif de réflexion sur l'évolution de la notion de document a été mené dans le cadre du CNRS ces dernières années par le département STIC. Ce dernier a constitué un réseau thématique dont les travaux ont porté sur les problématiques de création de contenu, d'indexation et de navigation dans la production de document. Il a abouti à la production collective d’un document de synthèse (accessible sur Internet) et publié par Roger T. Pédauque 9, sous l’intitulé « Document : forme, signe et médium, les re-formulations du numérique ».

Le collectif fait apparaître, en premier lieu, le faible nombre de définitions de la notion de document dans la littérature ambiante et dans les encyclopédies. Elles émanent dans la plupart des cas de chercheurs des sciences de l'information ou de chercheurs dont les travaux portent sur les spécificités de l'édition électronique. Cette rareté s'explique par le caractère en quelque sorte immuable du document pendant une très longue période, avant que ne surviennent les bouleversements actuels. Le phénomène de convergence numérique transforme non seulement la nature même du document, mais aussi son traitement et son insertion dans le cadre de l’information et de la collaboration. Pour une certaine part, le document numérique s'inscrit dans une continuité par rapport aux formes physiques qui l’ont précédé. Dans le même temps, il introduit une modification, substantielle et radicale, dans l'émergence de nouveaux concepts dont les limites et l'importance semblent à peine esquissés.

Pour cette raison, les auteurs du collectif soulignent que le domaine de la recherche sur la notion de document concerne aujourd'hui une multiplicité croissante d'acteurs ; chercheurs en informatique impliqués dans l'analyse des réseaux, chercheurs spécialisés dans la gestion des connaissances, chercheurs concernés par l'ingénierie linguistique, chercheurs en sciences cognitives ou en sciences sociales, économistes des médias, juristes de la propriété intellectuelle.

Cet intérêt nouveau s'explique par une modification radicale de la nature, de la forme comme des implications des documents. Dans une économie post-industrielle, orientée de façon croissante vers la production immatérielle de service, la matière documentaire se situe au coeur des processus de production de la richesse des entreprises, comme contribution à la formalisation du patrimoine de connaissances.

Au-delà de cette approche, il semble nécessaire de distinguer les formes d'un document en opérant une classification préalable. À cet égard, il est possible de prendre en compte des points aussi différents que :

• la typologie des contenus. Le document peut être en effet un texte écrit (manuscrit dès lors qu'il est rédigé à la main ou tapuscrit s’il est dactylographié), un texte imprimé (utilisation de caractères alphanumériques normalisés dans le cadre du livre), une image statique (photo) ou dynamique (vidéo, film), un son (voix, musique), multimédia (dès lors qu’il associe du texte, de l’image statique ou dynamique et du son), virtuel (dès lors qu’il n’est associé à aucun support physique mais qu’il résulte de l’association de différents éléments numériques reliés dans le cadre d’un hypermédia : site intranet, internet, extranet).

• la forme des supports. Ces derniers peuvent être du papier, des matériaux divers, des écrans (ordinateurs, téléviseurs, etc.), des supports de la voix (téléphone), des supports de la voix et de l'image (vidéophone, visioconférence), des supports mixtes (voix et texte) comme la pratique du SMS sur un téléphone portable.

• la nature même des actions que peuvent effectuer les acteurs concernés, comme émetteurs ou récepteurs. Il peut être possible de lire, d’écrire ou d'écouter, mais aussi d'effectuer des interactions (participation à des forums sur Internet) ou des transactions (contribution à un workflow documentaire), de naviguer à travers des contenus (navigateurs Internet).

• les modes d’utilisation. Ils peuvent être variés, à des fins d'information, de communication, de collaboration, de gestion des connaissances, de formation ou de loisirs.

De manière générale, un document semble répondre à trois fonctions essentielles que sont d'une part la conservation de l'information, d'autre part la communication (transmission, échange) de cette dernière, et enfin la notion de conservation. Dans le cadre de l'entreprise tout document quelle que soit sa forme (note, circulaire, rapport, tableau de bord, etc.) constitue l'expression d'une activité individuelle ou collective. Il participe à la constitution d'un patrimoine de connaissance commun.

Surtout, dans le domaine des documents numériques, la diversité des formes adoptées conduit à définir de manière formelle leur représentation et leurs caractéristiques. De manière non exhaustive, un environnement numérique de travail peut être défini sous l'angle de la cohérence d'accès (notion de bureau virtuel dans une perspective de webisation des applications informatiques), de la forme des contenus accessibles (texte, image statique ou animée, son), des principes d'interaction ou de transaction (navigation, participation, contribution), de l'organisation spatiale (accès aux partenaires et aux clients) dans une dynamique intranet-extranet-Internet, de l'organisation logique (utilisation de métadonnées, organisation des contenus dans le cadre de documents structurés).

En complément des caractéristiques précédemment décrites, les documents peuvent se départager - en relation avec leur source originelle - en deux catégories distinctes que sont d'une part les documents primaires, d'autre part les documents secondaires.

Le document primaire constitue l'oeuvre originale conçue par l'auteur. À titre d'exemple, une monographie publiée (livre, etc.) est identifiée en librairie par son numéro d’identification ISBN 10 (International Standard Book Number). Elle constitue de ce fait une oeuvre originale qu'il est facile de ranger, de rechercher et de gérer grâce à cette référence unique. Parmi les autres formes de documents primaires figurent les périodiques mais aussi les documents électroniques. Ces derniers se caractérisent par l'utilisation des technologies numériques pour l'écriture des données, leur mise en forme, leur gestion et leur stockage, mais aussi la lecture. Pour l'essentiel, les documents électroniques prennent deux formes distinctes suivant qu'ils soient associés à un support physique (disquette informatique, CdRom, DVD), ou accessibles de manière virtuelle derrière un écran (pages Web).

Le document secondaire résulte quant à lui d'un traitement réalisé à partir du document primaire. À l'issue d'un retraitement documentaire (structuration, enrichissement, annotations, mutualisation de données, etc.) ce type de document prend la forme de bibliographie, de catalogue, etc. Dans le domaine numérique et dans une acception nouvelle, un document secondaire peut entraîner la construction, à partir d'un document primaire circonscrit dans un périmètre précis (site Internet ou intranet), d'un document secondaire. Ce dernier résulte de l’accès, par le biais de liens hypertexte externes à un domaine de contenus complémentaire du précédent, à partir de données situées sur d’autres sites.

Par une comparaison métaphorique avec les distinctions opérées en linguistique entre les notions de syntaxe, de sémantique et de pragmatique, R. T. Pédauque suggère d'analyser un document sous sa triple acception de:

• Forme : le document est ici considéré à travers la nature de sa présentation physique ou virtuelle ainsi que sous la structure qui le qualifie;

• Signe : ce second point s'attache à l'intention et au sens conféré au document, dans un cadre contextuel précis qui contribue à lui donner sa légitimité et son impact ;

• Médium : ce troisième point prend en compte la nature du statut du document en fonction du système de relations sociales dans lequel il s'insère. Lié à un contexte spatial et temporel dans un premier temps, il acquiert par la suite la dimension de « trace » d'une communication.

Le collectif prend le soin de préciser que cette catégorisation ne présente pas de caractère exclusif mais qu'elle reste ouverte.

Dans sa forme première, le document est décrit sous la forme de l'équation qui lie le « contenu » au « contenant », autrement dit le support physique au contenu lui-même. À titre d'exemple, pendant longtemps le papier a constitué le support du document sur lequel se matérialisait la trace formée par l’écriture. Par la suite, cette équation originelle s’est étendue à d'autres formes de support comme ceux utilisés pour la musique ou la vidéo. Au-delà de ces formes diversifiées, l'évolution la plus sensible a été le passage de l'analogique au numérique, dans une convergence progressive des supports.

Cette évolution technologique est à l'origine d'une réflexion plus complexe sur le fait que le document numérique résulte de la conjonction d'une structure avec des données. À la différence de la section précédente, le document s'élabore à partir non pas du support mais depuis son organisation interne. Pour cette raison, le collectif propose la définition suivante : « un document numérique est un ensemble de données organisées selon une structure stable associée à des règles de mise en forme permettant une lisibilité partagée entre son concepteur et ses lecteurs » 11.

Dans cette dimension, le document est analysé sous l'angle du sens qu'il véhicule. Il est la conjonction d'une « inscription » et d'un « sens », comme l’exprime R. T. Pédauque. La notion de support s’efface ici au profit de l’attention accordée au contenu lui-même. Cette interprétation conduit à prendre en compte la triple dimension de la création des documents, de leur interprétation et de la nature des signes qui les composent.

Cette réflexion s'intègre de manière plus large dans les réflexions en cours au sein des entreprises sur la notion de gestion des connaissances ou Knowledge management. Ce dernier s'inscrit dans une réflexion qui dépasse de manière large la simple gestion documentaire pour intégrer, dans une notion plus complexe, la hiérarchisation du patrimoine immatériel de l'entreprise constitué par ses savoirs et ses savoir-faire.

Dans cette troisième acception, le document est abordé sous l'angle de sa réalité « sociale » de communication entre les êtres, sous la forme d'un message entre un émetteur et des récepteurs. La matérialité du document participe de son statut d'information, en relation avec les groupes sociaux qu’il concerne. Dans cette dimension, le document résulte de la conjonction d'une inscription et d’une légitimité, autrement dit de sa recevabilité par ceux à qui il est destiné. R.T. Pédauque précise que « l'inscription doit dépasser la communication intime pour devenir légitime et la légitimité doit s'affranchir de l'éphémère (dépasser le moment de son énonciation) et donc être enregistrée, inscrite ».

Sous cet angle (document considéré comme médium), sa réalité interne intègre les technologies qui le sous-tendent dans sa matérialité. Sa production constitue de ce fait un élément nécessaire de l'acte de communication qui prend en compte à la fois les rôles des acteurs associés dans sa réalisation et la réalité des destinataires en tant que récepteurs. De ce fait, le document numérique constitue « la trace de relations sociales reconstruites par les dispositifs informatiques »12.

De manière bien imparfaite, cet article s’est efforcé de rendre compte de quelques-uns des questionnements suscités par l'évolution de la forme et du fond du document traditionnel, du fait du développement des technologies numériques. Au-delà des aspects technologiques, la relation des individus avec le document doit aussi être prise en compte dans la mesure où la nature dynamique et évolutive (en constante évolution) de leur nouvelle réalité contraste avec l'apparence statique de leurs formes antérieures. Les interactions entre les documents et les individus se font constantes, dans le cadre de l'entreprise « interconnective » décrite par Pierre-Léonard Harvey 13. Dans un registre voisin, Derrick de Kerkhove traduit l'interaction qui se produit dans les systèmes en réseaux sous le terme de « connectif », qu’il substitue à celui de « collectif ».