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Etudier dans un environnement intranet

Ateliers

Par Abeline Plas  et Sylvie Pires Da Rocha

Publié en ligne le 30 août 2006

Si les points de vue des experts que sont notamment les concepteurs ou les enseignants sont indispensables à la compréhension des enjeux du développement des intranets de formation, ceux de l'usager final, c'est-à-dire des élèves, étudiants ou apprenants sont également déterminants. Étudier dans un environnement intranet présente des spécificités dont il est essentiel de tenir compte pour un déploiement efficace de tels dispositifs. Dans cet atelier, deux étudiantes livrent leur expérience. Elles proposent une étude de cas, une situation d'usage analysée de l'intérieur. La leur. Leurs observations sont riches d'enseignement.

Le DESS Ingénierie des médias1 pour l'éducation est un contexte de formation particulièrement propice à l'usage des technologies de l'information et de la communication. Elles y sont à la fois objet d'apprentissage au sens où elles sont au cœur des contenus enseignés et moyen d'apprentissage. Depuis le début de l'année universitaire 2000-2001, a été mis en place un intranet de formation avant tout destiné à devenir un espace de communication et un espace de travail collaboratif privilégié pour les étudiants et les intervenants. Cet intranet s'appuie pour l'essentiel sur les services de l'environnement Quick Place développé par la société Lotus. Trois types d'arguments ont présidé au choix de ce système. Le premier a trait au contexte institutionnel. La société Lotus et le Ministère de l'Education nationale ont signé, le 28 janvier 1998, un accord de partenariat2 visant à soutenir le développement du travail collaboratif médiatisé en réseau. Ce cadre de coopération s'est notamment traduit par la mise à disposition d'outils comme Quick Place. Le deuxième concerne les fonctionnalités disponibles dans cet environnement de travail qui correspondent aux attentes de l'équipe pédagogique du DESS. Ainsi, l'intranet de formation du DESS IME est-il constitué : d'un espace d'échange de données informatisées, d'une plate-forme de travail coopératif, d'un espace de stockage de données et d'un annuaire. Cet espace permet à un groupe de taille plus ou moins importante d'échanger des informations et de suivre, lors d'un travail commun, l'avancée des travaux de chacun.

Il est alors un outil intéressant pour la gestion du travail d'une équipe. De plus, il donne accès aux fonctions suivantes que l'on retrouve sur internet : une messagerie, par courrier électronique, des salles de rencontres asynchrones (par forum ou liste de discussion), des salles de rencontres synchrones et une recherche d'information interne par un moteur. Enfin, le troisième argument relève d'un souci de faisabilité. Bien que relativement limité dans ses fonctionnalités, Quick Place est un système dont l'appropriation est assez aisée, tant pour les administrateurs3 que pour les usagers de base.

Dans le cadre de notre formation, l'intranet est utilisé à la fois pour le travail en présentiel et le travail à distance4. En présentiel, les outils constitutifs de l'intranet du DESS IME permettent de consulter le planning des cours et des interventions diverses, de prendre connaissance des dates de réunions. L'intranet est aussi utilisé pour : accéder à des supports de cours, discuter entre étudiants sur un thème donné, présenter aux autres membres du DESS (étudiants et intervenants) des travaux individuels (mémoire, note d'intention, rapport d'exposés), présenter des travaux de groupes et leur avancée... Les outils mis en place permettent aussi d'utiliser l'intranet de formation dans le cadre d'un travail collaboratif pour la conception, la réalisation et le suivi d'un projet. Ainsi, à l'occasion de la réalisation finale (réalisation d'un cédérom ou d'un site internet), les étudiants du DESS utilisent l'intranet comme un outil d'organisation pour le stockage des données de travail. Celles-ci sont alors accessibles à toute l'équipe en même temps. En effet, Quick Place permet la création d'espaces séparés (appelés «salles privées »), pour faciliter la navigation à l'intérieur de l'intranet. L'accès à l'information contenue dans chacune de ses salles se fait alors en fonction des droits d'accès de chaque utilisateur. Par exemple, l'intranet du DESS IME contient une salle privée, dédiée à l'enseignement à distance.

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L'agenda et les tâches sont présentés sous la forme d'un diagramme de Gantt ou sous la forme d'un agenda classique, ce qui permet de suivre facilement l'état d'avancement des tâches et donc des projets en cours. Il est également possible pour un membre particulier d'assigner des tâches aux autres membres d'un même projet. Enfin, QuickPlace permet de personnaliser son espace de travail.

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La réalisation conjointe de notre mémoire de fin d'études nous a conduites à recourir à l'intranet. En effet, ce travail devait commencer lors de notre stage (février à avril), alors que l'une réalisait son stage en France et l'autre au Canada. Nous devions donc nous munir d'un dispositif adapté au travail collaboratif à distance. Nous avons utilisé en priorité quatre outils : le chat, le mail, les outils d'aide à l'organisation (agenda et gestionnaire des tâches) et des dossiers pour le stockage de nos données. A l'usage, nous avons pu identifier les apports et les limites de certains des artefacts utilisés.

Rappelons que le chat est un mode de communication multidirectionnel et synchrone. Il permet de communiquer en temps réel, par écrit. La communication par chat peut se faire avec de larges auditoires ou des auditoires restreints et ciblés. Le chat visant de larges auditoires est ouvert à tous les internautes et permet de discuter sur une multitude de sujets. QuickPlace propose un outil de chat qu'il nomme « discussion ». Il s'agit d'une fenêtre sous forme d'applet java qui offre la possibilité de discuter en direct avec d'autres membres de l'intranet. Cet outil permet de connaître en temps réel qui sont les personnes présentes sur le chat et ainsi de discuter avec elles ou, si on le souhaite, de discuter en privé avec l'une d'entre elles. Mais cela suppose que l'interlocuteur avec lequel on souhaite discuter soit présent dans l'espace intranet. Pour utiliser cet outil, il est donc nécessaire de se caler des rendez-vous. Pour nous éviter d'être en permanence connectées à l'intranet du DESS, nous avons fait le choix d'un autre outil de chat, plus approprié à notre besoin: MSN Messenger.

Cet outil nous a permis de communiquer facilement en temps réel, sans tenir compte des contraintes géographiques. Il nous a permis d'échanger rapidement des données sur un sujet, et d'émettre des idées et des avis sur notre mémoire de DESS. L'accès rapide et spontané facilite le contact avec l'interlocuteur mais engendre également des contraintes. Une communication en temps réel par écrit requiert des interventions brèves. Ainsi, l'absence d'indices paraverbaux et la rapidité de la communication peuvent engendrer des difficultés de compréhension. Ce sont ces contraintes qui nous ont obligées à fixer des rendez-vous pour avoir de réelles séances de travail, et à utiliser un autre outil tel que le mail.

Le mail impose un délai de réflexion entre le moment où l'on prend connaissance du message et le moment où l'on y répond. Il permet ainsi de mieux se concentrer sur des idées à exprimer, de structurer ces idées, d'éviter les quiproquos. Ces caractéristiques sont d'ailleurs les principaux avantages des outils de communication asynchrones qui supposent un effort de formulation plus grand que pour le chat ou l'oral.

Ces outils sont l'agenda et le gestionnaire des tâches, que nous avons déjà cités plus haut et qui permettent une gestion efficace des rendez-vous et des tâches à accomplir avant une date butoir. L'agenda est un lieu où il est possible d'ajouter et de consulter toutes les dates critiques en rapport avec un projet ou tout simplement les dates et horaires des cours. Le gestionnaire des tâches permet de suivre de façon collective les tâches affectées aux membres d'un même projet. Le système produit des rappels électroniques personnalisés ainsi que des bulletins d'information pour tenir les membres du projet informés des tâches dues et des personnes en charge de ces tâches.

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Notre inexpérience initiale de l'usage d'un intranet, tant dans sa dimension organisationnelle que technologique nous a mises en situation d'appréhender clairement les conditions de réussite d'un tel projet pédagogique. Nos compétences se sont construites dans l'action, au sein d'une formation centrée sur l'usage éducatif des technologies de l'information et de la communication. Pourtant, nous avons rencontré des difficultés d'appropriation du système, tant dans sa dimension technologique que dans ses implications sur l'organisation des tâches et sur la communication entre usagers. Il nous semble essentiel que les objectifs de formation, prennent en compte les habitudes des étudiants et s'appuient sur leur aptitude à utiliser l'outil informatique. Dans tous les cas, il nous paraît utile d'organiser un accompagnement des usagers pour l'apprentissage de l'outil. Enfin, l'intranet modifiant les interactions et, plus généralement, les relations entre les différents usagers, nous avons constaté que l'introduction d'un tel dispositif, lorsqu'il devient central dans l'organisation pédagogique d'une formation, doit conduire à repenser en profondeur les rapports entre médiatisation technique et médiation humaine. N'oublions pas que ces différents choix conditionneront les usages et donc l'efficacité pédagogique du dispositif.

Pour citer cet article :  Plas Abeline et Rocha Sylvie Pires Da (2002). "Etudier dans un environnement intranet".  Actes des Troisièmes Rencontres Réseaux Humains / Réseaux Technologiques.  Poitiers,  19 mai 2001.  "Documents, Actes et Rapports pour l'Education", CNDP, p. 146-150.

En ligne : http://edel.univ-poitiers.fr/rhrt/document881.php (consulté le 12/12/2017)

Notes

1 Le DESS Ingénierie des médias pour l'éducation est une formation de l'UFR Lettres et Langues de l'université de Poitiers qui prépare des étudiants issus de toutes les filières disciplinaires à la conduite de projets de développement de ressources éducatives numériques. Une présentation détaillée de cette formation est disponible à l'adresse http://oav.univ-poitiers.fr/dessime/ .
2 Les termes de ce partenariat sont présentés sur l'un des sites du Ministère de l'Education nationale à l'adresse http://www.educnet.education.fr/plan/indust.htm#lotus .
3 Pour Benoît Roques, chef de projet à l'université de Poitiers, rien n'est plus simple que d'ouvrir un intranet QuickPlace, « cela peut se faire en cinq minutes au téléphone ». En matière d'administration, c'est une boîte noire donc il n'y a pas grand chose à paramétrer. QuickPlace est extrêmement simple et ne demande aucune connaissance particulière en informatique, sauf si l'on souhaite faire évoluer l'environnement QuickPlace, car il s'agit alors de programmation. Tout est fait pour que ce système fonctionne le plus simplement du monde par le biais d'une connexion Internet 56k minimum et d'un navigateur Internet Explorer ou Nestcape Communicator.
4 Dans le contexte propre au DESS IME, le vocable « à distance » possède deux acceptions distinctes. Il peut s'agir du travail des étudiants préparant tout à fait normalement le DESS selon un régime présentiel lorsqu'ils ne sont pas à l'université, par exemple durant leurs stages en entreprises (l'expérience relatée ici relève de cette modalité). Il peut également s'agir de l'usage des étudiants inscrits pour préparer le DESS à distance.

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n° 3

 

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